L'initiative de reconnaissance optique de caractères renforce l'approche axée sur le client d'Essex Brownell

Adrienne Maurer, Georgianna Brown et Celesta Smith, issues de différents services, ont collaboré sur un projet visant à verser de gros dividendes à Essex Brownell, voire Superior Essex dans son ensemble. La reconnaissance optique de caractères (OCR) devrait permettre d'économiser près de 1 000 heures de travail par an, de simplifier l'accès à la documentation pour les employés et les clients, et d'aider à moderniser l'entreprise.

A. Maurer est gestionnaire principale des systèmes d'affaires. G. Brown est directrice des ventes internes et du service client. C. Smith a la perspective unique d'une analyste de conformité réglementaire. Ensemble, grâce à l'OCR, le groupe multicompétences numérise et semi-automatise ce qui a toujours été un processus laborieux et répétitif. Leur but est d'améliorer la satisfaction des clients tout en éliminant le gaspillage de main-d'œuvre.

Il s'agit d'une nouvelle étape dans le processus mis en place par le président de Essex Brownell, Jason Krauskopf, et son équipe de direction pour recentrer la mission immédiate de la marque tout en continuant à travailler pour l'avenir.

« Aujourd'hui, nous devons scanner le document puis le charger dans le référentiel. Nous devons ensuite saisir manuellement chaque information, explique A. Maurer. Il nous faut littéralement trouver chaque point de données sur papier, puis le saisir manuellement sur l'ordinateur. »

« Les informations que nos clients souhaitent connaître sont nombreuses et réparties sur plusieurs documents. Ce n'est pas viable. On ne peut pas suivre ce processus pour des milliers de documents. »

Désormais, plus personne n'aura à faire cette tâche ingrate.

Le projet provient d'une demande visant à rendre plus efficace la numérisation de milliers de documents faxés, plats et rastérisés qui ne sont autrement pas consultables. Lors de l'implémentation de cet outil, un index numérique est créé. Cela permet d'alléger la pression exercée sur le service client ainsi que sur le personnel d'entrepôt à qui l'on demande souvent de fournir des informations aux clients.

G. Brown a estimé qu'elle reçoit près de 500 paquets de documents à scanner chaque semaine, chacun d'entre eux pouvant compter jusqu'à 10 pages. Ce processus était manuel du début à la fin.

En outre, d'après C. Smith, cet outil apportera un avantage immédiat pour le client.

« Une fois que nous aurons revu tout le processus en amont, beaucoup de gens gagneront du temps, ce qui, à long terme, nous permettra de maintenir une relation positive », explique-t-elle.

Comptant sur l'aide de l'équipe chargée de l'infrastructure informatique, A. Maurer a déclaré que l'optimisme était à son comble.

« Les interactions sont facilitées pour tout le monde, affirme-t-elle. Si quelqu'un recherche la composition chimique ou la certification de composition d'un produit vendu par Brownell, l'information sera, d'une manière générale, automatisée et à disposition de cette personne. »

Lancé au troisième trimestre 2022, le projet s'aligne sur l'approche de J. Krauskopf pour l'entreprise. Il s'agit d'un avantage marginal par rapport à la situation globale d'Essex Brownell, car cette initiative OCR peut avoir un impact sur l'ensemble de l'entreprise dans le cadre de sa mission centrée sur le client.

« Nous n'avons parlé que d'un service particulier à ce stade, mais à long terme, ce logiciel peut apprendre à stocker d'autres documents dans toute l'entreprise, ce qui nous donne beaucoup de flexibilité pour l'avenir », explique C. Smith.

Essex Brownell est en pleine phase de transformation ; l'entreprise vise à être une force de modernisation dans le secteur des entrepôts de distribution. Un projet comme la reconnaissance optique de caractères n'est qu'une étape dans l'accomplissement de l'objectif global de la société.

A propos d'Essex Brownell

Essex Brownell est un distributeur international de fils émaillés et de produits connexes utilisés pour construire et réparer des moteurs, générateurs, transformateurs et composants électriques. En plus de matériaux discrets, Essex Brownell propose également des services de fabrication et de rembobinage personnalisés via nos installations de transformation Essex Active. En effet, Essex Brownell est une entreprise à l'écoute de ses clients qui vise l'excellence. Pour plus d’informations ou pour passer une commande en ligne, visitez essexbrownell.com